En undersökning av hur MAAS eTracker stödjer arbetsförmedlare i arbetsförmedling, uppföljning och sysselsättningsstöd

Det elfte mötet inom MAAS-projektets praktikgemenskap (CoP) ägnades åt en slutlig presentation och en fullständig genomgång av verktyget MAAS eTracker, som utvecklats inom arbetspaket 4 – Digitala verktyg och validering. Syftet med mötet var att säkerställa att alla projektpartner fullt ut förstår verktygets logik, användarroller och arbetsflöde innan man går in i den slutliga valideringsfasen med riktiga användare.
Translated with DeepL.com (free version)

Som ett digitalt stödverktyg riktat till arbetsförmedlare är eTracker utformat för att hjälpa arbetsförmedlare att hantera hela processen för sysselsättningsstöd: från skapande av företags- och jobbannonser till registrering av arbetssökande, matchning, uppföljning och övervakning av framsteg över tid. Under sessionen fick partnerna en genomgång av både verktygets konceptuella uppbyggnad och praktiska användning, samtidigt som viktiga frågor kring implementeringen, såsom åtkomstroller, datahantering och användarvalidering, diskuterades gemensamt.
Translated with DeepL.com (free version)

En genomgång av verktyget eTracker och dess betydelse för arbetsförmedling och uppföljningsprocesser

Viktiga insikter

Hela arbetsflödet, verklig validering

Denna session markerade övergången från presentation till praktisk tillämpning av verktyget MAAS eTracker. Partnerna fick en genomgång av systemets hela arbetsflöde och förbereddes inför den avslutande valideringsfasen med riktiga arbetsförmedlare, arbetssökande och lediga tjänster. Fokus låg på den praktiska beredskapen och på att säkerställa att alla organisationer nu kan börja använda verktyget under verkliga förhållanden.

Tydliga användarroller för effektiv samordning

En viktig slutsats från workshopen var vikten av tydligt definierade användarroller. Systemet har olika behörighetsnivåer för superadministratören, koordinatorerna och arbetsförmedlarna, där var och en har specifika ansvarsområden. Partnerna uppmanades att tilldela fasta koordinatorroller, helst kopplade till gemensamma e-postkonton inom organisationen, för att säkerställa kontinuitet och undvika störningar till följd av personalförändringar.

En strukturerad uppföljning stärker stödet till sysselsättningen

Verktyget eTracker erbjuder mer än bara profilregistrering och matchning. Det gör det också möjligt för arbetsförmedlare att dokumentera uppföljningsåtgärder över tid, vilket skapar en mer strukturerad och transparent stödprocess. Detta hjälper organisationer att följa upp framsteg, dokumentera insatser och upprätthålla en samlad överblick över varje arbetssökandes väg mot sysselsättning.

Integritet och regelefterlevnad är inbyggda

Dataskydd lyftes fram som en central funktion i verktyget. I enlighet med GDPR:s principer och svenska standarder för datahantering lagras arbetssökandes profiler endast under en begränsad tid och raderas automatiskt efter sju månader. Denna strategi med inbyggt dataskydd säkerställer att verktyget förblir både effektivt och ansvarsfullt när det gäller hanteringen av känslig personlig information.

Praktiska verktyg och metoder

PowerPoint-introduktion till verktyget eTracker

Mötet inleddes med en strukturerad PowerPoint-presentation som redogjorde för syftet, logiken och den förväntade användningen av verktyget eTracker inom arbetspaket 4. Denna översikt hjälpte partnerna att förstå hur verktyget passar in i den övergripande MAAS-metodiken och hur det stödjer arbetsförmedlare i hanteringen av arbetssökande, arbetsgivare och uppföljningsåtgärder.

Live-demonstration av hela arbetsflödet

En livegenomgång av plattformen gav deltagarna möjlighet att steg för steg se systemet i praktiken. Demonstrationen omfattade skapandet av företag och jobbannonser, registrering av arbetssökande, matchningsprocessen samt initiering av uppföljningsåtgärder. Denna praktiska presentation gav partnerna en tydlig förståelse för hur verktyget fungerar i verkliga driftsmiljöer.

Rollbaserad åtkomst och ansvarsområden

Särskild uppmärksamhet ägnades åt strukturen för användarrollerna inom systemet. Under workshopen klargjordes funktionerna och ansvarsområdena för superadministratören, partnerkoordinatorerna och arbetsförmedlarna, liksom relationerna mellan dem. Denna rollbaserade åtkomstmodell är avgörande för en säker systemhantering, ett samordnat genomförande och ett tydligt ansvarsförhållande mellan alla partnerorganisationer.

Jobbmatchning och uppföljningsregistrering

Verktyget eTracker är utformat för att stödja hela processen för sysselsättningsstöd, inte bara den inledande matchningsprocessen. Under mötet diskuterade partnerna hur arbetsförmedlare kan registrera matchningar, inleda uppföljningsprocesser och dokumentera framstegen över tid. Denna funktionalitet bidrar till ökad enhetlighet, spårbarhet och kvalitet i det stöd som erbjuds arbetssökande.

Datahantering och efterlevnad av GDPR

Under workshopen redogjordes det även för systemets metod för datahantering och integritetsskydd. Partnerna påmindes om att arbetssökande inte har direkt tillgång till plattformen och att all data matas in av arbetsförmedlare. Dessutom presenterades den automatiska raderingen av arbetssökandes profiler efter sju månader som en viktig åtgärd för att säkerställa efterlevnad av GDPR och ansvarsfull datahantering.

Förberedelser inför den avslutande valideringsfasen

Sessionen fungerade som ett praktiskt förberedelsesteg inför den kommande valideringsprocessen med riktiga användare. Partnerna påmindes om deltagarmålen, behovet av att utse samordnare och vikten av att aktivera livekonton. Denna avslutande del av workshopen bidrog till att samordna alla organisationer kring de kommande implementeringsstegen och den feedback som ska samlas in inför nästa CoP-session.