Дослідження того, як система MAAS eTracker допомагає посередникам у працевлаштуванні під час підбору вакансій, супроводу кандидатів та надання підтримки у працевлаштуванні

11-та сесія «Спільноти практиків» (CoP) в рамках проєкту MAAS була присвячена підсумковій презентації та повному огляду інструменту MAAS eTracker, розробленого в рамках робочого пакету 4 — «Цифрові інструменти та валідація». Мета сесії полягала в тому, щоб усі партнери проєкту повністю зрозуміли логіку роботи інструменту, ролі користувачів та робочий процес перед переходом до заключної фази валідації з реальними користувачами.

Як цифровий інструмент підтримки, призначений для посередників, eTracker розроблений для того, щоб допомогти посередникам з працевлаштування керувати всім процесом супроводу у сфері зайнятості: від створення пропозицій від компаній та вакансій до реєстрації шукачів роботи, підбору кандидатів, супроводу та моніторингу прогресу з плином часу. Під час сесії партнерам було продемонстровано як концептуальну структуру, так і практичне використання інструменту, а також було спільно обговорено ключові питання впровадження, такі як ролі доступу, управління даними та перевірка користувачів.

Ознайомлення з інструментом eTracker та його внеском у процеси підбору вакансій та подальшого супроводу

Основні висновки

Повний робочий процес, реальна перевірка

Ця сесія ознаменувала перехід від презентації до практичного впровадження інструменту MAAS eTracker. Партнерам було продемонстровано повний робочий процес системи та проведено підготовку до заключного етапу валідації за участю реальних посередників з працевлаштування, шукачів роботи та реальних вакансій. Основна увага приділялася практичній готовності та забезпеченню того, щоб усі організації могли відтепер почати використовувати цей інструмент у реальних умовах.

Чітко визначені ролі користувачів для ефективної координації

Одним із головних висновків семінару стало усвідомлення важливості чіткого визначення ролей користувачів. Система передбачає різні рівні доступу для суперадміністратора, координаторів та посередників з працевлаштування, кожна з яких має конкретні обов’язки. Партнерам було рекомендовано призначати постійних координаторів, бажано пов’язаних із спільними електронними поштовими обліковими записами організації, щоб забезпечити безперервність роботи та уникнути перебоїв, спричинених кадровими змінами.

Систематичне супроводження сприяє покращенню підтримки у працевлаштуванні

Інструмент eTracker не обмежується лише реєстрацією профілів та підбором вакансій. Він також дає можливість агентам з працевлаштування фіксувати подальші дії з плином часу, створюючи більш структурований та прозорий процес супроводу. Це допомагає організаціям відстежувати прогрес, фіксувати вжиті заходи та мати постійний огляд шляху кожного шукача роботи до працевлаштування.

Захист конфіденційності та відповідність вимогам вбудовані в систему

Захист даних було визначено як одну з основних особливостей цього інструменту. Відповідно до принципів GDPR та шведських стандартів управління даними, профілі шукачів роботи зберігаються лише протягом обмеженого періоду та автоматично видаляються через сім місяців. Такий підхід, що передбачає вбудований захист приватності, гарантує, що інструмент залишається ефективним і відповідальним у поводженні з конфіденційною особистою інформацією.

Основні висновки

PowerPoint: Ознайомлення з інструментом eTracker

Засідання розпочалося зі структурованої презентації в форматі PowerPoint, в якій було представлено мету, логіку та передбачуване використання інструменту eTracker у рамках робочого пакету 4. Цей огляд допоміг партнерам зрозуміти, як цей інструмент вписується в загальну методологію MAAS та як він допомагає посередникам у працевлаштуванні в роботі з шукачами роботи, роботодавцями та подальшими заходами.

Демонстрація повного робочого процесу в режимі реального часу

Пряма демонстрація роботи платформи дозволила учасникам поетапно ознайомитися з системою в дії. Під час демонстрації було продемонстровано створення компаній та вакансій, реєстрацію шукачів роботи, процес підбору кандидатів, а також початок подальших дій. Ця практична презентація дала партнерам чітке уявлення про те, як цей інструмент працює в реальних умовах.

Доступ та обов'язки на основі ролей

Особливу увагу було приділено структурі ролей користувачів у системі. Під час семінару було роз’яснено функції та обов’язки суперадміністратора, координаторів-партнерів та посередників з працевлаштування, а також взаємовідносини між ними. Ця модель доступу на основі ролей є надзвичайно важливою для безпечного управління системою, скоординованого впровадження та чіткої підзвітності у всіх партнерських організаціях.

Підбір вакансій та фіксація подальших дій

Інструмент eTracker призначений для супроводу всього процесу надання допомоги у працевлаштуванні, а не лише початкового етапу підбору вакансій. Під час сесії партнери розглянули, як посередники з працевлаштування можуть реєструвати результати підбору, розпочинати подальші процедури та фіксувати прогрес упродовж часу. Ця функціональність сприяє підвищенню узгодженості, прозорості та якості допомоги, що надається шукачам роботи.

Управління даними та дотримання вимог GDPR

Під час семінару також було роз’яснено підхід системи до обробки даних та заходи щодо захисту конфіденційності. Партнерам нагадали, що шукачі роботи не мають прямого доступу до платформи і що всі дані вводяться посередниками з працевлаштування. Крім того, автоматичне видалення профілів шукачів роботи через сім місяців було представлено як важливий захід для забезпечення дотримання вимог GDPR та відповідального використання даних.

Підготовка до заключного етапу валідації

Цей семінар став практичним етапом підготовки до майбутнього процесу валідації за участю реальних користувачів. Партнерам нагадали про цільові показники щодо участі, необхідність призначення координаторів та важливість активації реальних облікових записів. Ця заключна частина семінару допомогла узгодити позиції всіх організацій щодо наступних етапів впровадження та щодо відгуків, які будуть зібрані для наступного засідання спільноти практиків.