Analiza sposobu, w jaki narzędzie MAAS eTracker wspiera pośredników pracy w dopasowywaniu ofert pracy, działaniach następczych oraz wsparciu zatrudnienia.

11. sesja Community of Practice (CoP) projektu MAAS koncentrowała się na końcowej prezentacji oraz szczegółowym omówieniu narzędzia MAAS eTracker, opracowanego w ramach Pakietu Roboczego 4 – Narzędzia Cyfrowe i Walidacja. Celem sesji było zapewnienie, że wszyscy partnerzy projektu w pełni rozumieją logikę działania narzędzia, role użytkowników oraz przepływ pracy przed rozpoczęciem końcowej fazy walidacji z udziałem rzeczywistych użytkowników.

Jako cyfrowe narzędzie wsparcia skierowane do pośredników pracy, eTracker został zaprojektowany, aby pomagać im w zarządzaniu całym procesem wsparcia zatrudnienia: od tworzenia firm i ofert pracy, przez rejestrację osób poszukujących pracy, dopasowanie kandydatów, działania następcze, aż po monitorowanie postępów w czasie. Podczas sesji partnerzy zostali przeprowadzeni zarówno przez koncepcyjną strukturę, jak i praktyczne działanie narzędzia, a kluczowe kwestie wdrożeniowe, takie jak role dostępu, zarządzanie danymi oraz walidacja użytkowników, zostały wspólnie omówione.

Analiza narzędzia eTracker oraz jego wkładu w procesy dopasowywania ofert pracy i działań następczych.

Kluczowe spostrzeżenia

Pełny przepływ pracy, rzeczywista walidacja

Ta sesja oznaczała przejście od prezentacji do rzeczywistego wdrożenia narzędzia MAAS eTracker. Partnerzy zostali przeprowadzeni przez pełny przepływ pracy systemu i przygotowani do końcowej fazy walidacji z udziałem prawdziwych pośredników pracy, osób poszukujących pracy oraz rzeczywistych ofert zatrudnienia. Szczególny nacisk położono na praktyczną gotowość oraz na zapewnienie, że wszystkie organizacje mogą teraz rozpocząć korzystanie z narzędzia w rzeczywistych warunkach.

Jasno określone role użytkowników dla skutecznej koordynacji

Jednym z kluczowych wniosków z warsztatu była znaczenie jasno określonych ról użytkowników. System obejmuje różne poziomy dostępu dla super-admina, koordynatorów oraz pośredników pracy, z których każdy ma określone obowiązki. Partnerzy zostali zachęceni do wyznaczenia stałych ról koordynatorów, najlepiej powiązanych ze wspólnymi adresami e-mail organizacji, aby zapewnić ciągłość działania i uniknąć zakłóceń spowodowanych zmianami kadrowymi.

Ustrukturyzowane działania następcze wzmacniają wsparcie w zakresie zatrudnienia

The eTracker Tool supports more than profile registration and matching. It also enables job brokers to document follow-up actions over time, creating a more structured and transparent support process. This helps organisations monitor progress, record interventions, and maintain a consistent overview of each job seeker’s pathway towards employment.

Ochrona prywatności i zgodność z przepisami są wbudowane

Ochrona danych została podkreślona jako kluczowa cecha tego narzędzia. Zgodnie z zasadami RODO oraz szwedzkimi standardami zarządzania danymi profile osób poszukujących pracy są przechowywane tylko przez ograniczony czas i automatycznie usuwane po upływie siedmiu miesięcy. Takie podejście oparte na zasadzie „prywatności od samego początku” gwarantuje, że narzędzie to pozostaje zarówno skuteczne, jak i odpowiedzialne w zakresie przetwarzania wrażliwych danych osobowych.

Praktyczne narzędzia i metody

Prezentacja PowerPoint: Wprowadzenie do narzędzia eTracker

Sesja rozpoczęła się od uporządkowanej prezentacji PowerPoint, w której przedstawiono cel, zasadę działania oraz przewidywane zastosowanie narzędzia eTracker w ramach pakietu roboczego 4. Ten przegląd pomógł partnerom zrozumieć, w jaki sposób narzędzie to wpisuje się w szerszą metodologię MAAS oraz jak wspiera pośredników pracy w zarządzaniu osobami poszukującymi zatrudnienia, pracodawcami oraz działaniami następczymi.

Prezentacja na żywo całego procesu

Dzięki prezentacji platformy na żywo uczestnicy mogli krok po kroku zapoznać się z działaniem systemu. Pokaz obejmował tworzenie firm i ofert pracy, rejestrację osób poszukujących pracy, proces dopasowywania kandydatów oraz podejmowanie dalszych działań. Ta praktyczna prezentacja pozwoliła partnerom dokładnie zrozumieć, jak narzędzie to funkcjonuje w rzeczywistych warunkach operacyjnych.

Uprawnienia i obowiązki oparte na rolach

Szczególną uwagę poświęcono strukturze ról użytkowników w systemie. Podczas warsztatów wyjaśniono funkcje i obowiązki superadministratora, koordynatorów partnerskich oraz pośredników pracy, a także relacje między nimi. Ten oparty na rolach model dostępu ma zasadnicze znaczenie dla bezpiecznego zarządzania systemem, skoordynowanego wdrażania oraz jasnego podziału odpowiedzialności we wszystkich organizacjach partnerskich.

Dopasowywanie ofert pracy i rejestracja działań następczych

Narzędzie eTracker zostało zaprojektowane tak, aby wspierać cały proces pomocy w znalezieniu zatrudnienia, a nie tylko początkowy etap dopasowywania ofert. Podczas sesji partnerzy omówili, w jaki sposób pośrednicy pracy mogą rejestrować dopasowane oferty, uruchamiać procesy monitorowania oraz dokumentować postępy w czasie. Funkcjonalność ta zwiększa spójność, identyfikowalność i jakość wsparcia oferowanego osobom poszukującym pracy.

Zarządzanie danymi i zgodność z GDPR

Podczas warsztatów omówiono również sposób przetwarzania danych w systemie oraz środki ochrony prywatności. Partnerom przypomniano, że osoby poszukujące pracy nie mają bezpośredniego dostępu do platformy, a wszystkie dane są wprowadzane przez pośredników pracy. Ponadto jako ważny środek zapewniający zgodność z RODO i odpowiedzialne wykorzystanie danych przedstawiono automatyczne usuwanie profili osób poszukujących pracy po upływie siedmiu miesięcy.

Przygotowania do końcowej fazy walidacji

Sesja ta stanowiła praktyczny etap przygotowawczy do zbliżającego się procesu walidacji z udziałem prawdziwych użytkowników. Partnerom przypomniano o docelowych wskaźnikach uczestnictwa, konieczności wyznaczenia koordynatorów oraz znaczeniu aktywacji rzeczywistych kont. Ta ostatnia część warsztatów pomogła wszystkim organizacjom uzgodnić kolejne etapy wdrażania oraz kwestie dotyczące informacji zwrotnych, które zostaną zebrane na potrzeby kolejnej sesji społeczności praktyków.