La undécima sesión de la Comunidad de Práctica (CoP) del proyecto MAAS se centró en la presentación final y la demostración completa de la herramienta MAAS eTracker, desarrollada en el marco del paquete de trabajo 4: «Herramientas digitales y validación». El objetivo de la sesión era garantizar que todos los socios del proyecto comprendieran plenamente la lógica de la herramienta, las funciones de los usuarios y el flujo de trabajo antes de pasar a la fase final de validación con usuarios reales.

Como herramienta de apoyo digital dirigida a los agentes de empleo, eTracker está diseñada para ayudar a estos a gestionar todo el proceso de apoyo al empleo: desde la creación de ofertas de empleo y de empresas, hasta el registro de los solicitantes de empleo, la búsqueda de coincidencias, el seguimiento y la supervisión de los progresos a lo largo del tiempo. Durante la sesión, se explicó a los socios tanto la estructura conceptual como el funcionamiento práctico de la herramienta, al tiempo que se debatieron colectivamente cuestiones clave para su implementación, como los roles de acceso, la gestión de datos y la validación de usuarios.

Análisis de la herramienta eTracker y su contribución a los procesos de búsqueda de empleo y seguimiento

Ideas clave

Flujo de trabajo completo, validación real

Esta sesión marcó la transición de la presentación a la implementación práctica de la herramienta MAAS eTracker. Se guió a los socios a lo largo de todo el flujo de trabajo del sistema y se les preparó para la fase final de validación con intermediarios laborales, demandantes de empleo y ofertas de trabajo reales. Se hizo hincapié en la preparación práctica y en garantizar que todas las organizaciones puedan empezar a utilizar la herramienta en condiciones reales.

Roles de usuario bien definidos para una coordinación eficaz

Una de las conclusiones clave del taller fue la importancia de definir claramente las funciones de los usuarios. El sistema incluye diferentes niveles de acceso para el superadministrador, los coordinadores y los mediadores laborales, cada uno con responsabilidades específicas. Se animó a los socios a asignar funciones de coordinador fijas, a ser posible vinculadas a cuentas de correo electrónico compartidas de la organización, con el fin de garantizar la continuidad y evitar interrupciones causadas por cambios de personal.

Un seguimiento estructurado refuerza el apoyo al empleo

La herramienta eTracker no solo permite registrar y emparejar perfiles, sino que también permite a los agentes de empleo documentar las acciones de seguimiento a lo largo del tiempo, creando así un proceso de apoyo más estructurado y transparente. Esto ayuda a las organizaciones a supervisar los avances, registrar las intervenciones y mantener una visión general coherente del itinerario de cada demandante de empleo hacia la inserción laboral.

La privacidad y el cumplimiento normativo están integrados

Se destacó la protección de datos como una característica fundamental de la herramienta. De conformidad con los principios del RGPD y las normas suecas de gestión de datos, los perfiles de los solicitantes de empleo se almacenan únicamente durante un periodo limitado y se eliminan automáticamente al cabo de siete meses. Este enfoque de «privacidad desde el diseño» garantiza que la herramienta siga siendo eficaz y responsable en el tratamiento de la información personal sensible.

Herramientas y métodos prácticos

Presentación en PowerPoint de la herramienta eTracker

La sesión comenzó con una presentación estructurada en PowerPoint en la que se expusieron el objetivo, la lógica y el uso previsto de la herramienta eTracker dentro del paquete de trabajo 4. Esta visión general ayudó a los socios a comprender cómo encaja la herramienta en la metodología MAAS más amplia y cómo ayuda a los agentes de empleo en la gestión de los solicitantes de empleo, los empleadores y las acciones de seguimiento.

Demostración en directo de todo el proceso

Una demostración en directo de la plataforma permitió a los participantes ver el sistema en funcionamiento paso a paso. La demostración abarcó la creación de empresas y ofertas de empleo, el registro de personas en busca de empleo, el proceso de emparejamiento y la puesta en marcha de acciones de seguimiento. Esta presentación práctica permitió a los socios comprender claramente cómo funciona la herramienta en entornos operativos reales.

Acceso y responsabilidades basados en roles

Se prestó especial atención a la estructura de los roles de usuario dentro del sistema. El taller permitió aclarar las funciones y responsabilidades del superadministrador, los coordinadores de los socios y los intermediarios laborales, así como la relación entre ellos. Este modelo de acceso basado en roles es esencial para una gestión segura del sistema, una implementación coordinada y una rendición de cuentas clara en todas las organizaciones asociadas.

Búsqueda de empleo y registro del seguimiento

La herramienta eTracker está diseñada para acompañar todo el proceso de apoyo al empleo, no solo el proceso inicial de emparejamiento. Durante la sesión, los socios analizaron cómo los mediadores laborales pueden registrar los emparejamientos, poner en marcha procesos de seguimiento y documentar los avances a lo largo del tiempo. Esta funcionalidad refuerza la coherencia, la trazabilidad y la calidad del apoyo que se ofrece a las personas que buscan empleo.

Gestión de datos y cumplimiento del RGPD

En el taller también se explicó el enfoque del sistema en materia de tratamiento de datos y las garantías de privacidad. Se recordó a los socios que las personas en busca de empleo no tienen acceso directo a la plataforma y que todos los datos son introducidos por los agentes de colocación. Además, se presentó la eliminación automática de los perfiles de las personas en busca de empleo al cabo de siete meses como una medida importante para garantizar el cumplimiento del RGPD y un uso responsable de los datos.

Preparación para la fase final de validación

La sesión sirvió como paso preparatorio práctico para el próximo proceso de validación con usuarios reales. Se recordó a los socios los objetivos de participación, la necesidad de designar coordinadores y la importancia de activar las cuentas activas. Esta parte final del taller contribuyó a que todas las organizaciones se pusieran de acuerdo sobre los próximos pasos de implementación y sobre los comentarios que se recopilarán para la siguiente sesión de la comunidad de práctica.